Si la phase de numérisation et d’indexation de l’historique est généralement traitée par une prestation externe (gros volume, temps limité), l’injection régulière des flux documentaires (fichiers électroniques ou papier scanné) est facilement intégrable dans le périmètre organisationnel du département.

La GED a deux fonctions principales :

• Base documentaire puissante et facile à exploiter :
  • Puissante par une indexation adaptée au métier et par les recherches multicritères (base SQL)
  • Facile à exploiter grâce à une interface web et à la qualité des images
• Support des workflow

 

Les workflow typiques PrimaAudit (adaptables à chaque contexte d’entreprise) sont :

• Suivi :
  • ie d’évènements (échéance contractuelle, date limites, dépassement de montants, …)
  • Définition des actions pour chaque évènement (reporting, déclenchement de processus, …)
  • Personnes à notifier et mode de notification (e-mail et lien automatique vers le document concerné)
  • Si déclenchement de processus, contrôle des étapes
• Mission :
  • Départ : chargement du contexte documentaire de la mission sur le PC portable de l’auditeur (caractéristiques de l’entité/unité , thèmes de la mission, typologie attendue des documents à collecter)
  • Nomade : collecte des documents électroniques, indexation adaptée au contexte
  • Nomade : collecte des documents « papier », indexation adaptée
  • Nomade : positionnement automatique des documents dans une arborescence thème / domaine
  • Retour : upload des documents électroniques et de leurs fichiers d’index
  • Retour : passage au scanner des documents « papier » et appariement avec les fichiers d’index préparés en phase nomade
• Administration :
  • Gestion des download / upload, contrôles et injection GED
  • Interface d’enrichissement et de modification des index
  • Définition et gestion des profils d’utilisateurs pour l’accès aux différents modules et aux documents
  • Définition et gestion des différents niveaux de confidentialité des documents

 

 

Modularité de la solution pour une adaptation optimale au contexte de l’entreprise :
Articulation flexible entre les modules de l’entreprise et les modules PrimaScan

Chacun des modules PrimaScan peut s’insérer dans une solution globale utilisant les ressources internes de l’entreprise ou -pour la numérisation-, un prestataire externe spécialisé.