La reprise d'historique

 

Un solution de GED, quelle qu'elle soit, n' a de valeur que par la richesse du patrimoine documentaire qui l'alimente et la finesse de l'indexation (des descriptifs) des documents. Ces paramètres garantissent la performance de la solution, c'est-à-dire la puissance de la recherche et la facilité de consultation.

Une solution de GED peut démarrer "vide" et recueillir les flux documentaires périodiques mais pour faciliter son acceptation par les collaborateurs et démontrer immédiatement son efficacité, il est préférable d'injecter au moment de l'initialisation un certain volume d'historique. Cet historique peut être composé de documents "papier" et de fichiers électroniques.

L'entreprise peut conduire cette phase de reprise d'historique mais elle dispose rarement des matériels et des procédures pour traiter des volumétries importantes de documents. PrimaScan propose cette prestation car elle dispose des moyens techniques et humains pour la mener à bien dans des délais très courts. Ainsi PrimaScan numérise et indexe les documents dans ses ateliers (capacité de plusieurs centaines de millier de pages par mois). Les technologies déployées dépendent des documents traités. LAD et ROC sont utilisables mais en cas de vidéocodage important, PrimaScan a recours à une atelier partenaire basé à Madagascar avec lequel les méthodes d'échange sont bien rodées.