Problématique

Le processus d’achat (i.e. émission d’un bon de commande) est décrit par les paramètres suivants :

• Liste des collaborateurs habilités à émettre des bons de commande :
  • Nature de l’achat (code de comptabilité analytique)
  • Montant
• Liste des fournisseurs agréés
• Contrôle de validité par montant / nature / exception
• Mode de centralisation à la Direction Financière (comptabilité)
• Mode de communication avec les fournisseurs

Les factures, une fois reçues, suivent trois sous-processus :

• Rapprochement avec le bon de commande
• Validation pour paiement
• Paiement

Vue générale de la solution opérationnelle

La solution mise en place

• L’installation et  paramétrage de la station de dématérialisation pour les bons de commande et les factures fournisseurs sur support papier
• Le module de GED qui permet de gérer les bons de commande et les factures fournisseur (issus de la numérisation ou de sources électroniques). L’imagerie (le format de compression utilisé) privilégie la qualité : 300 dpi couleur tout en maintenant un « poids Â» informatique faible (typiquement 20 ko pour une page A4), garant de la rapidité de transmission et d’affichage tout en minimisant l’espace de stockage
• Les pièces sont numérisées par le client sur les outils PrimaScan
• A 16h, tous les jours, les images sont envoyées par PrimaScan à son atelier d’indexation.
• Le lendemain à midi les pièces sont en lignes
• le module de rapprochement entre bons de commande et factures par recherche automatique de concordances

Workflow de validation

• La facture, rapprochée avec un ou plusieurs bons de commande est ensuite validée en tenant compte :
  • Des délégations individuelles
  • Du champ d’application de cette délégation
  • Des délais de traitement de chaque intervenant (envoi automatique de messages e-mail)
• Le module d’administration :
  • Gestion des paramètres individuels de chaque intervenant
  • Surveillance des intervenants sur le système
  • Surveillance des délais de traitement
  • Traitement des exceptions
  • Gestion des absences / substitution des intervenants

Bons de commande électronique

Caractérisation de la demande :

Donner la possibilité et l'obligation de ne créer que des bons de commande fiable au sens des règles de l'entreprise.

Solution opérationnelle :

Elle est composée d'une interface de création de bon de commande et d'un workflow d'autorisation qui

• n'autorise que les utilisateurs habilités
• impose de choisir un fournisseur parmi ceux de la base.
• impose la description analytique de la commande.
• Permet de joindre des pièces complémentaire
• indique au fournisseur l'adresse de livraison

En cas de dépassement de montant, le bon ne peut être créé avant autorisation, via un workflow ad hoc, du responsable de la direction, puis, éventuellement de la direction générale.