Dématérialisation du dossier du personnel
Dernière pièce du SIRH ?
Â
Les solutions SIRH mises en place dans les entreprises sont essentiellement des progiciels dont les fonctionnalités et les workflows s’appuient sur une base de données des collaborateurs et s’intègrent dans un Intranet ouvert au collaborateur.
Les processus supportés sont généralement :
- Recrutement (sélection, circulation de CV, C/R d’entretiens, décision)
- Formation
- GTA
- Évaluation
- Suivi de carrières
- Paye
Ces processus dématérialisés apportent beaucoup en termes de productivité et de qualité de services mais le dossier du collaborateur reste le réceptacle physique de tous les documents échangés entre le collaborateur et l’entreprise :
- DiplĂ´mes et CV original
- Contrat de travail signé
- Avenants, promotions, sanctions
- Justificatifs divers : état civil, médical, …
- Avances, prêts, documents de mutuelle, …
- Courriers divers
- Bulletins de paye
- Départ : démission, licenciement, retraite
Tous ces documents « papier » sont potentiellement :
- Source d’information pour les opérationnels et les équipes RH
- Support de workflow (documents entrants)
- Résultat d’un workflow (documents sortants)
L’évolution des fonctions RH dans l’entreprise suit trois tendances :
- La répartition entre RH de proximité et RH central (d’autant plus que l’éclatement géographique est important), pour améliorer la réactivité et l’adaptation aux conditions locales
- L’application du concept de Centre de Services Partagés à la gestion administrative
- La dématérialisation des documents et des processus si praticable et pertinente
Une solution de GED appliquée au dossier du collaborateur devient alors un complément intéressant du SIRH pour peu qu’elle respecte quelques contraintes et propose des éléments d’interopérabilité :
- Gestion simple de la numérisation des documents : pilotage des scanners, indexation mixte (automatique et vidéocodage)
- Gestion de la confidentialité des documents à partir d’une typologie
- Gestion des utilisateurs par de profils de droits
- Passerelles avec la base de données du SIRH
- Modélisation de workfow (création / validation de documents sortants ; injection de données à partir de documents entrants)
Dans la pratique, le mode SaaS facilite grandement l’adaptation aux trois évolutions évoquées plus haut tandis que les fonctionnalités de la GED doivent être évaluées au regard de sa flexibilité et de sa capacité à s’intégrer dans le SIRH global
|
