Oui, si la solution est efficace, sécurisée, intégrée et de couts maîtrisés.

L’analyse du cabinet NG aux Etats-Unis confirme cette assertion.

Une GED ou EDMS (Electronic Document Management System) doit proposer les caractéristiques suivantes :

• Un archivage unique et sécurisé
• Des accès rapides à plusieurs types d’utilisateurs
• Une protection contre la modification des documents
• L’intégration dans le SI
• Le formatage nécessaire pour alimenter des workflows
• La traçabilité des 4 W’s : Who, What, Where, When
• Une base de données à la structure et à la robustesse adaptées au contexte
• Le respect des normes et règlementations

Exemple de calcul de ROI dans un cabinet d’avocats

• Coûts salariaux des manipulations et des copies de documents  : 1 420 $/mois
• Coûts de maintenance de l’infrastructure  :  200 $/mois
• Coûts annuel : 19 320 $

En mode dématérialisé et avec serveur interne de GED

• Solution avec 5 utilisateurs simultanés  : 5 000 $
• Serveur et scanners :  3 500 $
• Formation et démarrage :  2 000 $
• Investissement total   : 10 500$

• Coûts salariaux de manipulations équivalentes de documents : 200 $/mois
• TMA de l’application : 1 000$/an
• Coûts annuels GED complets : 3 400 $

Soit une économie annuelle de 15 920 $, la « payback period Â» est donc inférieure à une année.

Les solutions SaaS de PrimaScan améliore encore cette évaluation financière

Une étude de Coopers’s and Lybrand a calculé les coûts suivants :

• 20 $                 pour le classement d’un document
• 120 $               pour retrouver un document mal classé
• 220 $               pour remplacer un document perdu

Et mis à jour les statistiques suivantes :

• 7.5 % des documents sont perdus
• 3 % des documents sont mal classés
• 50 % du temps « professionnel Â» est consacré à la recherche d’information et seulement de 5 à 15 % pour en prendre connaissance.