La modélisation des processus

 

La gestion dématérialisée d'un patrimoine documentaire peut n'être motivée que par :

• L'accès par de multiples utilisateurs souvent éloignés géographiquement
• La sécurité de l'archivage et l'économie d'espace

Mais lorsque les documents de la GED sont encore riches d'informations "vivantes " au sens du cycle de vie de l'information; il est nécessaire d'évaluer les potentialités de cette GED pour l'amélioration des processus basés sur la circulation de ces informations.

Ces processus concernent le plus souvent des documents échangés entre l'entreprise et les tiers: fournisseurs, sous-traitants, collaborateurs, ... Les clients de l'entreprise ne sont pas cités car ceux-ci sont généralement gérés par des outils dédiés pour le relationnel (CRM) et le financier(ERP/Compta).

Dans le périmètre qui nous concerne, les documents qui circulent encore pour l'essentiel sur support papier sont :

• Bons de commande
• Contrats
• Factures fournisseur
• Justificatifs et pièces annexes
• Courriers
• ...

Les processus qui leurs sont appliqués :

• Création (assistance aux choix des paramètres et contrôles)
• Réception (extraction des données et contrôles)
• Validation pour action (envoi, paiement, signature, ...)
• Association à des dossiers
• Mise à disposition
• ...

Grâce à son expertise dans les processus fonctionnels de l'entreprise, PrimaScan est en mesure de proposer de nouveaux modes opératoires, à la fois simples et efficaces (voir l'article sur le BPM).

Toujours fidèle au mode "full web" , PrimaScan adapte les bases de données, développe les interfaces utilisateurs et les passerelles (voir article) avec le SI, afin de déployer les nouveaux workflows "dématérialisés"